Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
SoWo Facility Services GmbH
Zeil 10, 60313 Frankfurt am Main
E-Mail: info@sowo-facility.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Eine Pflicht dazu besteht nach § 38 BDSG in der Regel erst, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Für Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung dieser Website und die Bearbeitung Ihrer Anfragen erforderlich ist. Diese Website setzt von sich aus keine Cookies zu Werbe- oder Trackingzwecken und bindet keine Werbenetzwerke ein.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der Vercel Inc. gehostet, 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; er wird nach Abschnitt 1 des dortigen Data Processing Addendum mit Annahme der Nutzungsbedingungen wirksam und bedarf keiner gesonderten Unterzeichnung.

Beim Aufruf der Website übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten, die in Server-Logfiles gespeichert werden: aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Referrer, Browsertyp und Betriebssystem sowie die IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website. Der Hoster nennt in seiner Datenschutzerklärung keine feste Frist, sondern löscht diese Daten nach eigener Angabe, sobald sie für rechtliche und vertragliche Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Wir selbst werten die Logfiles nicht aus und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen.

4. Schriftarten

Die verwendeten Schriftarten (Inter, Plus Jakarta Sans) werden lokal von unserem Server ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Anbieter statt; es werden dabei keine Daten an Dritte übermittelt.

5. Kontakt- und Angebotsformular

Wenn Sie uns über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Beim Angebotsformular sind dies insbesondere: Kundentyp, Objektart, Standort des Objekts, Anzahl der Einheiten, gewünschte Leistungen, Leistungsbeginn, Beschreibung, Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und bevorzugte Kontaktart. Beim Kontaktformular: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Betreff und Ihre Nachricht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertragsabschluss gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung von Anfragen) sowie Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit dem Absenden bestätigen. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Freiwillige Uploads: Sie können optional Unterlagen anhängen (Leistungsverzeichnis, Objektfotos, Pläne, sonstige Unterlagen), höchstens 5 Dateien. Bitte laden Sie keine Unterlagen hoch, die personenbezogene Daten Dritter – etwa von Mietern – enthalten, sofern dies für die Angebotserstellung nicht erforderlich ist.

Speicherdauer: Anfragedaten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen – spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung. Kommt ein Vertrag zustande, gelten für die Vertragsunterlagen die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Spam-Schutz: Die Formulare enthalten ein für Besucher unsichtbares Feld und prüfen die Zeit zwischen Aufruf und Absenden. Dabei werden keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben und keine externen Dienste eingebunden.

6. Automatische Angebotserstellung und Ablage der Vorgänge

Aus Anfragen über das Angebotsformular und die Live-Kosteneinschätzung erstellen wir automatisch ein Angebot. Dabei berechnet unser Server aus Ihren Angaben – Objektart, Anschrift der Liegenschaft, Anzahl der Einheiten und Eingänge, gewünschte Leistungen, Häufigkeit sowie Grün- und Räumflächen – die Positionen nach fest hinterlegten Preisregeln. Es kommt dabei keine künstliche Intelligenz zum Einsatz, und die Berechnung findet ausschließlich auf dem Server statt.

Aus dem Ergebnis entsteht ein Angebot als PDF-Datei, die Ihre Kontaktdaten, die Anschrift der Liegenschaft und die Angebotspositionen enthält. Das Angebot wird Ihnen per E-Mail zugesandt; eine Kopie geht an unser Büro. Reichen Ihre Angaben für eine Berechnung nicht aus, erhalten Sie stattdessen eine Eingangsbestätigung ohne Preise, und wir bearbeiten die Anfrage von Hand.

Gespeichert werden die Anfrage, die Berechnung einschließlich des Rechenwegs, das erzeugte PDF sowie ein Protokoll darüber, wann welche E-Mail an wen versandt wurde. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie die Nachvollziehbarkeit der abgegebenen Angebote. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis und Nachvollziehbarkeit der eigenen Angebote).

Für die Ablage nutzen wir Supabase (Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513). Die Datenbank dieses Projekts wird in der Region Frankfurt am Main (eu-central-1) betrieben; die Daten liegen damit innerhalb der Europäischen Union. Ein Zugriff durch den Anbieter zu Wartungszwecken aus einem Drittland lässt sich nicht ausschließen; Grundlage sind insoweit die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Der Vertrag über die Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum) wird mit Annahme der Nutzungsbedingungen wirksam; die Annahme steht dort der Unterzeichnung der Standardvertragsklauseln gleich.

Der Zugriff auf die Ablage erfolgt ausschließlich serverseitig mit einem geheimen Schlüssel. Die Tabellen sind mit Zugriffsschutz auf Zeilenebene (Row Level Security) versehen, sodass über öffentlich verwendbare Schlüssel kein Zugriff möglich ist. Die Verwaltungsoberfläche, über die wir Angebote einsehen und freigeben, ist passwortgeschützt und von Suchmaschinen ausgeschlossen.

Speicherdauer der Vorgänge und der erzeugten PDF: zwei Jahre nach Abgabe des Angebots. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Führt ein Angebot zu einem Auftrag, gelten für die Vertragsunterlagen die handels- und steuerrechtlichen Fristen. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen und die Löschung nach Art. 17 DSGVO verlangen; die Kontaktdaten dafür stehen in Abschnitt 1.

7. Empfänger und Weitergabe

Ihre Anfragedaten werden innerhalb unseres Unternehmens nur an die mit der Bearbeitung befassten Personen weitergegeben. Für die technische Übermittlung und Bearbeitung setzen wir ein: den E-Mail-Dienst unseres Postfachanbieters für den Versand und Empfang der Anfragen sowie Supabase für die Ablage der Vorgänge (siehe Abschnitt 6). Ein CRM-System, Microsoft Power Automate oder vergleichbare Dienste sind derzeit nicht angebunden. Mit diesen Dienstleistern werden – soweit erforderlich – Verträge über die Auftragsverarbeitung geschlossen. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht ohne Ihre Einwilligung, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

Übermittlung in Drittländer: Mit dem Hosting bei der Vercel Inc. werden Daten auch in den USA verarbeitet. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie das EU-U.S. Data Privacy Framework, dem sich Vercel nach eigener Angabe unterworfen und dessen Einhaltung das Unternehmen gegenüber dem US-Handelsministerium erklärt hat. Die Datenbank der Angebotsablage liegt dagegen innerhalb der EU (siehe Abschnitt 6).

8. Einwilligungsverwaltung (Cookie-Einstellungen)

Wir speichern Ihre Auswahl zu optionalen Diensten technisch notwendig im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage), Schlüssel sowo-facility-consent. Gespeichert werden nur die von Ihnen gewählten Kategorien und der Zeitpunkt der Entscheidung – keine Kennung, die Sie identifizierbar macht. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern oder zurücksetzen.

9. Karte

Auf der Kontaktseite kann eine Karte eingebunden werden. Diese wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen. Beim Laden wird eine Verbindung zum Kartenanbieter aufgebaut und dabei Ihre IP-Adresse übermittelt. Anbieter ist die OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich; Datenschutzhinweise: osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

10. Reichweitenmessung (Vercel Web Analytics)

Wir möchten wissen, welche Seiten aufgerufen werden und über welche Suchbegriffe Besucher zu uns finden. Dafür setzen wir Vercel Web Analytics ein, einen Dienst der Vercel Inc., der zugleich unser Hoster ist (siehe Abschnitt 3).

Der Dienst arbeitet ohne Cookies und legt keine Daten auf Ihrem Gerät ab. Es wird kein Wiedererkennungsmerkmal gesetzt, mit dem sich Ihr Verhalten über mehrere Besuche oder über mehrere Websites hinweg nachvollziehen ließe. Das Zählskript wird von unserer eigenen Domain ausgeliefert; es entsteht dadurch keine Verbindung zu einem weiteren Anbieter.

Erhoben werden je Seitenaufruf:

• aufgerufene Seite und verweisende Seite
• Land, abgeleitet aus der IP-Adresse
• Art des Geräts, Betriebssystem und Browser in grober Einteilung
• Zeitpunkt des Aufrufs

Die IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert. Vercel bildet aus technischen Angaben der Anfrage einen Prüfwert, der ausschließlich dazu dient, wiederholte Aufrufe innerhalb eines Tages als einen Besuch zu zählen; dieser Wert wird täglich verworfen und lässt keinen Rückschluss auf Ihre Person zu.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer statistischen Auswertung der Nutzung, um die Website verständlich und auffindbar zu halten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist nicht erforderlich, weil weder Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert noch von dort abgerufen werden. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; die Kontaktdaten dafür stehen in Abschnitt 1.

Auswertbar sind die Zahlen im genutzten Tarif einen Monatrückwirkend; ältere Auswertungen stehen uns nicht mehr zur Verfügung. Ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung mit Vercel besteht bereits über das Hosting (siehe Abschnitt 3) und erstreckt sich auf diesen Dienst.

Weitere Statistik- oder Werbedienste – etwa Google Analytics oder Zählpixel sozialer Netzwerke – setzen wir nicht ein.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@sowo-facility.de.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Sitz in Frankfurt am Main ist zuständig: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

13. Datensicherheit

Die Website wird über eine verschlüsselte Verbindung (TLS) ausgeliefert. Formulardaten werden verschlüsselt übertragen. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust und unbefugten Zugriff zu schützen.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert – etwa bei Einbindung weiterer Dienste.
Stand: 14. September 2026